DIGITALE SERVICEAKTE

Passgenau fürs Autohaus

Die Digitale Serviceakte ist ein Template, welches das Fundament für die Digitalisierung des Serviceprozesses im Autohaus bildet. Die Lösung vereint umfangreiches Know-how aus bereits entwickelten Workflows in Zusammenarbeit mit der Beratungsunternehmen Kabema. Das designte Template dient dem Autohaus als Gerüst und ist gleichzeitig in den Abläufen frei gestaltbar.

Durch ein Höchstmaß an Anpassungen, parametrisierbarer Steuerung und die Erweiterung durch vorhandene Tools und Schnittstellen kann das Template flexibel individualisiert werden. So steht dem Autohaus frei den Workflow erst nach dem Erzeugen des Auftrags (Zentralfaktura und Garantieprüfung) oder bereits bei der Terminannahme zu starten. Dies ermöglichten eine schnelle Einführungszeit, hohe Flexibilität und geringen Anpassungsaufwand.

Durch die Zusammenarbeit des Beratungsunternehmen mit dem IT-Dienstleisters konnte ein Produkt entwickelt werden, das den Serviceprozess rundum abbildet. Dies beginnt mit der Auftragsvorbereitung inkl. Teilevorkommisionierung sowie einem frühen automatischen Auftragsqualitätscheck.

Finden sich auf dem Auftrag Inplausibilitäten (zB Bremsscheiben aber keine Beläge) oder fehlen logische Positionen (HU abgelaufen aber keine entsprechende Position, Kundendienstmaßnahmen etc.)  schlägt die Akte Alarm, dies reduziert die Kommunikation später im Prozess zwischen Abrechner und Serviceberater und ermöglicht eine schnelle, effiziente Abrechnung.

BESONDERE HIGHLIGHTS

Auftragsqualitätscheck

Finden sich auf dem Auftrag Inplausibilitäten (zB Bremsscheiben aber keine Beläge) oder fehlen logische Positionen (HU abgelaufen aber keine entsprechende Position, Kundendienstmassnahmen etc.)  schlägt die Akte Alarm, dies reduziert die Kommunikation später im Prozess zwischen Abrechner und Serviceberater und ermöglicht eine schnelle, effiziente Abrechnung.

Der Service verkauft das nächste Fahrzeug: Gerade die Integration zwischen Verkauf und Service wird durch das konsequent digitale abbilden der Prozesse in einem Workflowsystem deutlich vereinfacht – so kann der Verkäufer eines letztmalig vor Leasingende in die Werkstatt kommenden Kunden direkt informiert und ein entsprechend auf den Kunden zugeschnittenes Werkstattersatzfahrzeug aktiv gewählt werden.

Zentrale Faktura/Auftragsqualität

Der Auftrag durchläuft zuvor fest definierte Prüfinstanzen bis zur zentralen Fakturierung, bevor er final für den Kunden ausgedruckt oder digital übermittelt wird. Die hierfür optimierten JobRouter Dialoge tragen zu einem leichten Verständnis bei den Anwendern, besserer Usability und geringer Fehlerquote bei. Durch den Echtzeit-Datenabgleich über Schnittstellen zu den eingesetzten Programmen haben die Mitarbeiter, in Abhängigkeit von Funktion und Rolle, jederzeit den digitalen Überblick über den aktuellen Status des Servicevorgangs und alle dazu vorhandenen Dokumente.

Das harmonisierte Zusammenspiel mit Xentry stellt eine hohe Auftragsqualität sicher. Der Abwicklungszeitraum zwischen Durchführung der Serviceleistungen und Rechnungsstellung wird reduziert.

Terminplanung

Mit der KT-DIVAS Serviceakte digitalisieren wir den zeitlichen Mercedes Serviceprozessablauf, passgenau und individuell nach den jeweiligen Anforderungen des Autohauses. Beginnend beim jeweiligen Werkstattplanungssystem, über die Reparatur und Einsatzplanung bis hin zur mobilen Auftragsabwicklung per mobiler App.

Teileverfügbarkeit

Nach der Terminplanung (möglicher Prozessstart) wird digital geprüft ob die benötigten Ersatzteile im Lager vorhanden sind oder ob diese bestellt werden müssen. Sichergestellt wird dadurch, dass am vereinbarten Reparaturtermin alle Arbeiten schnell und vollständig durchgeführt werden können.

Digitale Unterschrift mit SYNOP Signatur

Auch der Kunde kann den Service Auftrag und etwaige Auftragserweiterungen ganz einfach durch seine elektronische SYNOP Unterschrift über mobile Devices im Autohaus oder kontaktlos über sein eigenes Handy quittieren, wenn er nicht in der Werkstatt sein sollte.

 SYNOP bereitet die Dokumente in Unterschriftenmappen automatisch für den Unterschriftsprozess vor, platziert die Unterschriftsfelder und extrahiert, wenn vorhanden die Empfängerdaten.

SYNOP Dokumentenklassifizierung

Die Monteure arbeiten digital und dokumentieren alle Tätigkeiten vor Ort direkt auf dem Smartphone oder Tablet. Dokumente, Bilder, Videos etc. können ganz einfach, über die unterschiedlichsten Kanäle (Print, Foto App, Drag&Drop, SYNOP, Schnittstellen etc.) der Digitalen Serviceakte zugefügt werden.

Dokumente können an SYNOP per Scanner, E-Mail oder als Datei übermittelt werden. SYNOP erkennt dabei die einzelnen Dokumenttypen automatisch, extrahiert die zuvor als relevant festgelegten Inhalte und speichert diese als digitale Informationen ab. Die Servicedokumente werden dabei automatisch als PDF in die Serviceakte und anschließend revisionssicher in der jeweils eingesetzten Archivierungslösung (ELO, Docuware, JobArchive etc.) übermittelt.

Der Vorteil fürs Autohaus

  • Kurzer Zeitraum zwischen Durchführung Serviceleistungen und Rechnungsstellung. Zentrale Faktura und Verbesserung der Auftragsabwicklung.

  • Mehr abgewickelte Serviceleistungen in gleicher Zeit mit gleicher Belegschaftsstärke

  • Gesteigerte Kundenzufriedenheit durch schnelle und digitale Abwicklung der  Aufgaben und Schritte im Servicebereich.

  • Weniger Papierformulare, Kontaktloses Unterschreiben und Automatische Belegauslesung mit SYNOP, papierarme Serviceabwicklung.

  • Weniger Rückfragen zu Servicearbeiten, da der Kunde digital mit eingebunden werden kann (Foto App, Digitale Unterschrift etc.), stark verbesserte Reklamationsquote.

  • Verbesserte Service-Kennzahlen und schnelle Auswertmöglichkeiten mit Echtzeit-Daten.

  • Die digitale Serviceakte und Auftragshistorie zu Kunde und Auftrag sind jederzeit digital griffbereit für alle Berechtigten.

  • Als eigenständige Web-Applikation ist die KT-Serviceakte in den JobRouter als Workflowlösung integriert, ohne die Performance des JobRouter Systems nachhaltig zu beeinflussen.

  • KT-Serviceakte basiert auf modernsten Webtechnologien und hat eine einfache selbsterklärende Bedienoberfläche.

  • Unterstützung aller gängiger Smartphones und Tablets (iOS, Android).

  • Einfach anpassbar auf Ihre individuellen Prozesse und Anforderungen.

  • Jederzeit erweiterbar an sich ändernde Anforderungen.

  • Hochintegrierte Schnittstellen zu bestehenden Mercedes Systemen.

  • Unabhängigkeit von den eigesetzten Archivierungslösungen.