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Archivierung2019-06-24T14:42:52+02:00

INTELLIGENTE ARCHIVIERUNG

Passgenau fürs Autohaus

Eine Archivierung kann immer nur so gut sein, wie die Anpassung an Ihr Unternehmen. Diese Anpassung kann nur optimal sein, wenn Sie einen Partner haben, der Spezialist ist auf beiden Gebieten: Die IT-Landschaft im Autohaus und das Customizing der ELO Lösung.
Als ELO Business-Partner ist KaiTech spezialisiert auf die Anpassung der Archivierung an die Anforderungen des Autohauses. Die nahtlose Integration der Anwendungen und Prozesse steht dabei im Vordergrund.

Mit formax® liefert KaiTech intelligente Schnittstellen, die gewährleisten, dass entsprechende Dokumente möglichst automatisch archivieren und so die Geschäftsprozesse optimiert werden.

ELO steht neben der Archivierung für integriertes Dokumentenmanagement, Versionskontrolle, Workflow und vieles mehr. Das zentrale Sammeln und Organisieren der Dokumente aus verschiedenen Bereichen ermöglicht es, die Daten vorgangsbezogen zu verknüpfen und darzustellen.
Aber erst die professionelle Anpassung der Lösung an die Belange des Autohauses erhöht den wahren Wert des Systems

BESONDERE HIGHLIGHTS

Belege wie Rechnungen, Tagesende-Listen, Infozeit etc. werden direkt verschlagwortet, einem Vorgang zugeordnet und archiviert.

Die E-Mail-Archivierung sorgt dafür, dass Ihre E-Mails inklusive Anhänge mit den bestehenden Geschäftsprozessen verknüpft sind und den gesetzlichen Regularien entsprechend aufbewahrt werden.

Durch die Kombination von ELO mit formax® Print wird der Druckdatenstrom inklusive Formular direkt in TIFF oder PDF-Dateien gewandelt. Hierdurch können alle druckbaren Dokumente, also auch Aufträge und Datenschutzerklärungen archiviert werden oder sogar mit Barcode für die spätere automatische Erkennung versehen werden.

Aber ELO ist nicht starr. Legen Sie sich ihre eigenen Strukturen für Ihre Unterlagen an und machen sie bei Bedarf für alle anderen User unsichtbar. Verwalten Sie Bauvorhaben, Personalakten, Vertragsakten genauso wie Vorlagen, Handbücher, EDV-Dokumentationen oder sogar Programme. Zudem können Sie bestehende Explorer-Bäume einfach per Drag-and-Drop in das Archiv überführen.

Zusatzmodule wie etwa die Bar-codeerkennung zur automatischen Ablage von Auftragsakten und Datenschutzerklärungen, Work-Flow-Systeme und Ablagetools vereinfachen die Dokumentenablage auf ein Minimum und verschlangen Ihre Prozesse.

Aus branchenspezifischen Programmen wie z. B. NEWADA oder EuroMobil lassen sich die Dokumente automatisch in ELO überführen. Geschäftsvorfälle sind rasch nachvollziehbar und übersichtlich

Dokumente können aus beliebigen Quellen zu Kunden-, Fahrzeug- oder Vorgangsakten hinzugefügt werden. Egal ob es sich dabei um Bilder einer Kamera, Handbücher, Emails oder Office Dokumente handelt. ELO lässt sich zudem flexibel in Microsoft Office-Produkte integrieren. Sie erhalten dadurch eine zentrale Informationsplattform

Schnittstellen zu verschiedenen Buchhaltungssystemen wie FibuNet oder DATEV sind verfügbar mit speziellen Verknüpfungen und Buchungsschnittstellen.

ELO VERKAUFSAKTE

Die digitale Verkaufsakte ist das optimale Informationsmittel und unterstützt die Verkäufer über einen unternehmensweiten Zugriff.
Auf einen Blick gibt sie Auskunft darüber, welche Dokumente in der Akte vorhanden sind und welche fehlen.

Dynamische KaiTech Verkaufsaktenlösung

Anforderung: Viele Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Abteilungen (Verkauf, Dispo, Fibu etc.) benötigen übersichtlich und schnell Informationen zum Stand der jeweiligen Verkaufsprozesse. Unterschiedliche Mitarbeiter Zugriffsberechtigungen müssen dabei berücksichtigt werden. Ferner müssen Verkaufsunterlagen auf einfache Art und Weise in die Verkaufsakte übergeben (einfaches Inputmanagement) und dort revisionssicher archiviert werden können. Hierzu wurde die Dynamische KaiTech Verkaufsaktenlösung auf Basis des ELO Archivierungssystems entwickelt, welche über Schnittstellen auch eine enge Verbindung bzw. Interaktion mit einer Reihe von Sales- bzw. Verkaufsunterstützungsprogrammen (SA, SPS, GeNesys, EVA, VCWIN, GAMIS, etc.) bietet.

Die NW- bzw. GW-Verkaufsakte muss dabei sofortige Auskunft zu typische Fragen geben:
Welche Verkaufsdokumente sind bereits in der Akte vorhanden, welche Dokumente fehlen noch? Welche Pflichtdokumente oder Prämiendokumente werden für den aktuellen Verkaufsvorgang benötigt. Durch die Ergänzung der Verkaufsakte durch JobRouter lassen sich zudem umfangreiche Verkaufsworkflows abbilden.

Ziel ist es, die Ablaufprozesse der Verkaufsvorgänge zeitlich zu optimieren und für die beteiligten Abteilungen transparenter zu gestalten.

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