formax^® Schnittstelle

Synergie-Effekte nutzen
Druck- und Dokumentenmanagement-System

Angesichts der Fülle von elektronisch erstellten und bearbeiteten Dokumenten ist es auch im Computer-Zeitalter entscheidend, Ordnung im Archiv zu schaffen und zu halten, denn Suchen kostet Zeit und Geld, und Glückstreffer sind auf der Festplatte noch seltener als im Papierchaos auf dem Schreibtisch.

Durch das Zusammenspiel des Druckmanagementsystems PROUT mit der Archivierungs-Software ELOprofessional ist KaiTech eine optimale Anwendung gelungen, die Formulare auf den Drucker und parallel dazu direkt ins Archiv überträgt.

formax® löst das Problem, die Dokumente aus der eingesetzten Anwendersoftware originalgetreu in das Archiv zu überführen. Im Falle einer Rechnung also nicht nur den Rechnungstext, sondern das komplette Dokument mit dem Firmenformular und das ohne einen zusätzlichen Arbeitsschritt wie Scannen.

Die Vorteile der Verknüpfung von Druckmanagement mit einem Archivsystem liegen auf der Hand. Zum einen können kostenintensive vorgedruckte Formulare ersetzt und sehr effektiv elektronisch gesteuert werden. Zum anderen werden erstmals die tatsächlichen Original-Druckdateien (PCL) inklusive Formular direkt in das etablierte TIFF-Format umgewandelt, mit einem Index versehen und im Archiv abgelegt.

Wie ein unveränderliches Foto kann das Dokument immer wieder angezeigt werden. Durch diese Lösung ist ein durchgängiger Dokumentenfluss gewährleistet. Das Formular wird an einem Ort gespeichert und gepflegt. Auch dynamische Formulare, die abhängig von den Druckdaten erzeugt werden, werden eins zu eins archiviert.

Für den Rechnungsdruck bedeutet dies beispielsweise, dass durch den Ausdruck der Rechnung diese zeitgleich und automatisch nach einer definierten Struktur im Archiv abgelegt wird, ohne dass der Benutzer noch irgendwelche Arbeitsschritte ausführen muss.